Jason 在莫纳什大学攻读工程硕士课程，学期末面临突发问题：他实习所在公司延迟提供项目数据，导致他无法按时完成期末报告。系统显示“Late Submission – Fail Pending”，这意味着如果不能获得特别批准，课程将直接计为 Fail，对学期成绩和 GPA 影响重大。
在此紧急情况下，Jason 联系了 OwlGuard 团队。团队第一时间分析了学校政策依据，并帮助他启动 Special Consideration（特殊考虑）申请。根据《Monash Assessment Procedures》，若学生受“超出个人控制”的因素影响，可申请延期提交或免罚提交机会，这为 Jason 提供了明确的制度支持。
为了让申请更具说服力，团队协助 Jason 系统整理所有相关证据。主要包括实习单位延迟函、与公司和导师的邮件往来记录，以及详细的项目时间表。这些材料不仅证明了延误是外部原因造成的，也显示 Jason 已尽合理努力完成报告。所有证据按时间线整理，并在每条说明中明确对应事件环节，使学院能够直观判断情况的客观性。
接着，我们帮助 Jason 撰写正式说明信。说明信语气客观、逻辑清晰，重点阐述三个核心点：一是延误责任不在学生；二是学生已采取合理行动尝试解决问题；三是请求合理救济以保障学业成绩。整个陈述以事实为核心，没有情绪化表达，使学院能迅速理解问题的性质和解决方案。
提交申请后，几天内学院批准了 Jason 的延期请求，允许他在两周内提交期末报告，且成绩不受影响。这不仅保住了他的课程成绩，也避免了对 GPA 的负面影响。Jason 回忆道：“我原以为解释没用，后来才发现关键在于如何‘正式表达’问题和证据。”
这个案例说明，在莫纳什大学，成功应对学术危机并非靠言辞辩论，而是依靠理解制度、整理证据和专业表达。面对不可控因素导致的学术延误，学生应首先明确政策依据，其次收集完整、可追溯的证据，最后用逻辑清晰、客观专业的方式向学院陈述事实。掌握这些步骤，既能有效保护学业成绩，也能培养处理突发学术问题的能力，为未来学术和职业发展奠定基础。
